Personvern er viktig for oss i Kikora!

Er du bruker av våre digitale læremidler kan du lære mer om hva, hvordan og hvorfor vi behandler dine personopplysninger her:

Kikora AS er et Norsk firma som holder til i Oslo.
Våre kontaktdetaljer er:

Kikora AS
Trondheimsveien 2a
0560 OSLO

Epost: databehandler@kikora.no
Telefon: 2137 8440

Det er vi som lager Kikora-programmet som du har en brukerkonto på.

Grunnen til at du har en konto i Kikora er at skolen du går på eller kommunen der du bor har kjøpt Kikora til deg. Dette har de gjort fordi det er deres oppgave å gi deg gode læremidler slik at du kan lære på en god måte. Du har en rett til å få gode læremidler ifølge en norsk lov som heter «Opplæringsloven».

For at du skal kunne logge inn og bruke Kikora, så trenger vi en del informasjon om deg. Denne informasjonen lagrer vi på noen store datamaskiner koblet til internett som kalles servere. Disse serverne står i Norge eller i andre land i EU. Informasjonen vi trenger og lagrer om deg er:

  • Brukernavn, passord og informasjon som hjelper oss å vite at du er du.
  • Informasjon om skolen din, klassen/gruppen din og læreren din.
  • Informasjon om alle utregninger du gjør, når de ble gjort, hvor lang tid du brukte og hva Kikora-programmet svarte deg.
  • Informasjon om lekser, tester og andre ting læreren din gir deg i programmet.
  • Informasjon om du sender noen melding til oss inne i Kikora-programmet.

Det er de som kjøpte Kikora-programmet som bestemmer over denne informasjonen, og vi i Kikora lagrer denne informasjonen så lenge de ønsker vi skal lagre den. Om de ikke lenger ønsker å bruke Kikora eller du slutter på skolen – så sletter vi all informasjon som kan knyttes til deg senest etter 18 måneder eller tidligere om skolen/kommunen ønsker.

Dersom du vil at informasjonen om deg skal slettes nå, må du ta kontakt med skolen din.

Om informasjonen din, for eksempel alle utregninger og Kikora sine svar på det du har gjort, er i ferd med å bli slettet – så kan du kontakt oss om du ønsker at denne skal lagres videre.

Vi i Kikora er veldig strenge på hvem som får se informasjonen om deg – og leverer den ikke ut til noen andre. Det er kun du og lærerne dine som kan se den. I tillegg kan noen av de som jobber i Kikora med serverne eller som svarer når du eller læreren din tar kontakt med oss se informasjonen om deg.

Alle i Kikora og som kan se informasjonen din må skrive under på en avtale om at alt de ser er hemmelig og at de ikke kan si noe om det til noen andre. Vi har oversikt over når folk ser på informasjonen din og at de har en god grunn til det. Vi kontrollerer også jevnlig at serverne er sikre og at ingen uvedkommende kan få tilgang til informasjonen om deg.

Med vennlig hilsen,

– Kikora

1. Kikora som databehandler

Kikora AS er en databehandler som behandler personlige opplysninger på vegne av en behandlingsansvarlig, som regel en skole eller kommune. Eller om du er en individuell bruker – etter samtykke fra deg.

Våre kontaktdetaljer er:

Kikora AS
Trondheimsveien 2A
0560 OSLO

Epost: databehandler@kikora.no
Telefon: 2137 8440

2. Om Kikoras virksomhet

Kikora leverer digitale læremidler bl.a. i matematikk. Man kan logge seg på som lærer eller elev.

Når man regner oppgaver i Kikora gir programmet tilbakemelding på hver linje i utregningen, slik at eleven veiledes til å komme lenger på egenhånd. Kikora kan, basert på  hva brukerne får til, anbefale hva brukeren bør jobbe videre med.

Når man er pålogget kan man arbeide i læremidlet, se sin egen aktivitetshistorikk og eventuelle lekser/tildelinger. Lærere kan i tillegg se dette for elevene sine, gi lekser/tildelinger og administrere klasser og grupper.

3. Formålet med Kikoras behandling av personopplysninger

Personlige opplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Kikora lagrer personopplysninger om brukerne for:

  • å kunne tilby sentral funksjonalitet i KIKORAS programvare, slik som personlige konti der brukerne kan få opp oversikter over hva de har gjort og når de har gjort det.
  • at lærere skal kunne få opp gruppene sine og følge progresjon samt tildele oppgaver til enkeltpersoner og grupper.
  • å automatisk kunne anbefale oppgaver tilpasset hva hver bruker kan.
  • at KIKORA kan ha oversikt over hvilke brukere som har tilgang til hvilket materiale, da det vil kunne ligge restriksjoner i hvilket læringsmateriale ulike brukere skal ha tilgang til.
  • å øke brukervennlighetene ved at lærere slipper å bruke tid på å administrere elever som kommer til/fra en gruppe.
  • å forbedre og utvikle nye oppgaver og ny funksjonalitet i læremidlene.
  • å kunne vise oversikter som der man kan se hvilke skoler som gjør mest og hvor mye som gjøres f.eks. under den nasjonale regnekonkurransen ”MatteMaraton”.
  • å kunne yte support og annen brukeroppfølging relatert til kunde- og brukerforholdet.

Bakgrunnen for at Kikora lagrer personlige opplysninger er at de som har bestilt lisens på Kikora (typisk en skole, kommune eller fylke) ønsker at Kikora skal lagre personlige opplysninger.

De som har bestilt Kikora vil at du som bruker skal ha tilgang til gode læremidler slik at du kan lære på en god måte, noe de bl.a. gjennom opplæringsloven er pålagt å gjøre. Det vil si at Kikoras lagring av personopplysninger er hjemlet i Opplæringsloven.

Om du er en individuell bruker behandler vi de personlige opplysningene fordi du har bedt om en konto i Kikora og har samtykket i at Kikora behandler dine personlige opplysninger.

4. Beskrivelse av behandlingen

Kikora lagrer og håndterer personlige opplysninger om:

En del av disse opplysningene vil Kikora be om å få fra kunden (typisk FEIDE, skoleeier eller enkeltskoler) ved oppstart av kundeforholdet. Disse opplysningene er markert med hvitt i tabellen.

Ande personlige opplysninger vil Kikora få etter hvert som en bruker benytter programmet. Disse opplysningene er markert med blått i tabellen.

5. Fysisk lagring av de personlige opplysningene

Alle Kikoras personopplysninger lagres i databaser på servere. Kikora har en hovedserver for dette, og av denne blir det tatt sikkerhetskopier til en backupserver minst èn gang i døgnet.

Blix Solutions AS (NO 993 128 708) er Kikoras underleverandør for hosting av Kikoras servere. Serverne er bl.a. av brannsikkerhetsmessige grunner plassert på to forskjellige fysiske lokalisasjoner i Norge, og Blix installerer og vedlikeholder serverne og er ansvarlig for nettilgangen.

Begge byggene der serverne er lokaliserte er murbygg og har 2-faktors sikkerhetsautentisering og har i tillegg bom/gate/piggtrådgjerde. Begge rommene er utstyr med automatisk brannslokningsutstyr, henholdsvis Hi-Fog og Argonite. Byggene er video-overvåket og all inn/ut av personell / besøkende loggføres.

Alle Kikoras serverer kjører Ubuntu Linux, og det er innarbeidet gode rutiner for å oppdatere med nye versjoner og fixer, noe som er med på å minimere risikoen for virus og annen skadelig programvare.

All kommunikasjon mellom klientmaskiner og Kikoras servere som kan inneholde personopplysninger krypteres med standard TSL/SSL-kryptering.

Kikora overfører ikke personlige opplysninger til land utenfor EU/EØS.

6. Tilgang til de personlige opplysningene

Alle personlige opplysninger er kun tilgjengelig på et «need to know» grunnlag. Følgende grupper har tilgang til de personlige opplysningene:

Brukere
Elever har tilgang til sin personlige konto samt de personopplysningene som er knyttet til denne. Lærer til en gruppe vil kunne få opp personopplysninger om seg selv og om elever i gruppen.

Ansatte i Kikora som jobber med databaser, testing og support. 
En gruppe av utviklerne i Kikora jobber med utvikling, oppsett og optimalisering av databasene med personopplysninger.  Disse har tilgang til informasjonen databasene, og er ansvarlige for backuprutinene. Dette er nødvendig for å kvalitetssikre og utvikle produktet.

En annen gruppe i Kikora jobber med testing og support. Disse har kun ha tilgang til personopplysninger når brukeren aktivt går inn og sender en feilmelding fra programmet. Vedkommende vil da kunne få opp informasjon om hvem som har sendt feilmeldingen. Hvis feilmeldingen var relatert til en utregning, vil man også kunne få opp selve oppgaven det gjaldt, hva som ble skrevet inn og systemets respons.

Ansatte i Blix Sollutions
Blix Solutions har fysisk tilgang til hostingsenterene der serverne med personopplysningen er lagret. Dette blant annet for å kunne oppdatere programvare og rette opp feil. Vakter, brannmenn og andre som hoster i samme hostingsenter som Kikora har også fysisk tilgang til rommet med serverne.  Det er inngått en separat databehandleravtale med Blix Solutions.

7. Sletting av personlige opplysninger

De personlige opplysningene lagres kun etter ønske og avtale med en behandlingsansvarlig – som regel en skole eller skoleeier som er kunde og har bestilt lisenser fra Kikora. Eller om du er en individuell bruker – etter ønske fra deg.

Kikora anonymiserer og/eller sletter alle personlige opplysninger slik at de ikke lenger er personlige når følgende inntreffer:

  • Når en Behandlingsansvarlig – eller når du, om du er en individuell bruker – ikke lenger ønsker at Kikora skal behandle de personlige opplysningene.
  • Eller 18 måneder etter avsluttet kundeforhold.
  • Eller 36 måneder med inaktivitet på brukerkontoen.

Ta kontakt med oss om du ønsker at dine data skal slettes.

8. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter:

  • Du har rett til å få innsyn i og til å korrigere hvilke personlige opplysninger vi lagrer om deg.
  • Om du er Behandlingsansvarlig eller har bestilt Kikora som individuell bruker har du rett til å kreve alle personopplysninger om deg slettet.
  • Som Behandlingsansvarlig eller individuell bruker kan du trekke tilbake samtykke og tillatelsen til at Kikora behandler personlige opplysninger på vegne av deg.
  • Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet – i Norge er dette Datatilsynet.
  • Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene du selv har gitt gjennom Kikora. Dette ved at Kikora kan opprette en strukturert fil i csv-format med alle dine utregninger og tilbakemeldinger. Dette er manuelt arbeid for Kikora og vi vil kunne ta betalt for den tid dette faktisk tar – i størrelsesorden 500,- NOK for individuelle brukere.

Hvorvidt andre programmer faktisk kan importere/lese denne filen er opp til de som lager disse andre programmene å utvikle støtte for.

Er du mottaker av våre nyhetsbrev kan du lære mer om hva, hvordan og hvorfor vi behandler personopplysninger relatert til dette her:

1. Kikora som Databehandler

Kikora AS er en norsk bedrift som lager læring for elever og lærere gjennom digitale læremidler, arrangementer slik som MatteMaraton og gjennom vårt fysiske læringssenter «Camp Kikora».

Våre kontaktdetaljer er:

Kikora AS
Trondheimsveien 2A
0560 OSLO
E: databehandler@kikora.no
T: 2137 8440

2. Formålet med behandling av personopplysninger for nyhetsbrev

Kikora sender ut nyhetsbrev og andre oppdateringer på epost ca. 5 ganger i året.

For å kunne gjøre dette, trenger vi å lagre noe personlig informasjon:

  • Navn
  • Epostadresse
  • Dine personlige innstilling for nyhetsbrevet og ev. annen data relatert til dette.

Kikora lagrer dette etter samtykke fra deg, og du kan når som helst trekke tilbake samtykket og/eller kreve at personopplysningene skal slettes.

3. Lagring og tilgang til de personlige opplysningene

Kikora benytter seg av 3.parts verktøy for å kunne sende ut nyhetsbrev.

For tiden er dette programmet «Mailchimp».

Kikora har inngått en Databehandleravtale (Data Processing Addendum) med Mailchimp der de og vi forplikter oss til å overholde det gjeldende regelverket for behandling av personopplysninger.

Denne avtalen kan du finne her

Mailchimp kan lagre data på servere utenfor EU, men er forpliktet til å lagre dette under «Privacy Shield» rammeverket som sikrer overholdelse av EUs personvernfordring GDPR. Du kan lese mer om Privacy Shield her:

Fra Kikoras side er det kun personer som jobber med nyhetsbrev som har tilgang til dine personlige opplysninger på et «Need-to-know» grunnlag.

4. Sletting av data og dine rettigheter
Du har følgende rettigheter:

  • Du har rett til å få innsyn i og til å korrigere hvilke personlige opplysninger vi lagrer om deg.
  • Du har rett til å kreve alle personopplysninger om deg slettet.
  • Du kan trekke tilbake samtykke og tillatelsen til at Kikora behandler personlige opplysninger på vegne av deg.
  • Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet – i Norge er dette Datatilsynet.
  • Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene Kikora lagrer på vegne av deg.

Du har tilgang informasjon om hva som lagres om deg, og kan slette data og/eller endre samtykke gjennom en brukerside på Mailchimp som det er lenket til i hvert nyhetsbrev.

Du kan også kontakt oss direkte for dette, på kontaktdetaljene i pkt. 1.